Jakich danych osobowych można wymagać podczas rekrutacji?

Jakich danych osobowych można wymagać podczas rekrutacji?

Od czasu wejścia w życie „RODO” tematyka ochrony danych osobowych cieszy się szczególnym zainteresowaniem, a poziom świadomości obowiązków w tym zakresie bez przerwy wzrasta. Jest to pozytywne zjawisko, zwłaszcza wobec faktu, iż jakiekolwiek nieprawidłowości w obrocie danymi osobowymi mogą mieć katastrofalne konsekwencje zarówno dla administratora danych osobowych jak i osoby, której dane są przetwarzane.

 

Jedną z najczęstszych sytuacji, w których pojawia się ryzyko naruszenia prawa w procesie przetwarzania danych osobowych jest rekrutacja, gdyż wiąże się ona z pobieraniem przez pracodawców danych osób ubiegających się o zatrudnienie, często bez zastanowienia jakie obowiązki wiążą się z tym procesem.

 

Należy zwrócić uwagę na to jakie dane osobowe mogą być przetwarzane w procesie poprzedzającym zatrudnienie, na co wskazują bezpośrednie regulacje zawarte w kodeksie pracy – i tak o oto pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

 

Należy jednak pamiętać, że pracodawca może żądać danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia wyłącznie wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

 

Oprócz wskazanych powyżej danych osobowych – w przypadku zatrudnienia danej osoby – pracodawca może także żądać dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

 

Opisany katalog danych ma charakter zamknięty, stąd też pracodawca nie ma prawa wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie innych danych aniżeli te wskazane powyżej, gdyż takie postępowanie oznaczałoby naruszenie zasad ich przetwarzania.

 

W praktyce występują sytuacje, w których dana osoba przekazuje pracodawcy z własnej inicjatywy dane osobowe w szerszym zakresie niż opisany powyżej – w takim przypadku możliwe jest przyjęcie, że przetwarzanie wskazanych danych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, co czyni proces ich przetwarzania zgodnym z prawem.

 

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą – zaś pracodawca może żądać udokumentowania przekazanych mu danych osobowych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia – co jest zrozumiałe zważywszy na to, że w interesie pracodawcy leży zatrudnienie osób, o odpowiednich kompetencjach ze względu na pracę, którą zamierza on im powierzyć.

 

Podsumowując należy wskazać, że proces rekrutacji jako szczególnie istotny na płaszczyźnie prowadzenia działalności gospodarczej, powinien być przemyślany oraz zorganizowany tak, aby w odniesieniu do zasad ochrony danych osobowych nie narazić się na sankcje, które w wielu wypadkach mogą mieć bardzo dotkliwy charakter.